时间管理四象限法则

时间管理四象限法则,是由著名管理学家史蒂芬.科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论。

把要做的事(如工作中的事)按照重要和紧急两个方面的不同程度进行划分,可以分为四个象限:重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。

日常工作中往往有机会去很好地计划和完成一件事,但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移就会造成工作质量的下降。时间管理理论的一个重要观念是把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。

要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间,一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。四象限法则改变了传统时间管理法以“急”为重方式,高效时间管理的核心应该:“先轻重,后缓急”。

界限

如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。

第一象限:重要、紧急

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。

  • 处理方法:立即去做。
  • 饱和后果:压力无限增大,造成危机。
  • 原则:越少越好,很多第一象限的事情是因为它们在第二象限时没有被很好地处理。

第二象限:重要、不紧急

这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

  • 处理方法:有计划去做。
  • 饱和后果:忙碌但是不盲目。
  • 原则:集中精力处理,投资于第二象限,做好计划,先紧后松。

第三象限:不重要、紧急

第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。

  • 处理方法:交给别人去做。
  • 饱和后果:忙碌且盲目。
  • 原则:放权给别人去做。

第四象限:不重要、不紧急

第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

  • 处理方法:尽量别做。
  • 饱和后果:浪费生命。
  • 原则:可当做调节身心,但是一定不能沉溺于这个象限。

关系

1. 优先解决第一象限

首先要有准确的判断能力,确定是既紧急又重要的事情,然后优先处理。

2. 区分一三象限

第一象限(紧急、重要)和第三象限(紧急、不重要)难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第一象限的内容;如果它不重要,就属于第四象限的内容。

3. 投资第二象限

第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。

4. 走出第四象限

具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第四象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。

第一象限的事情必须优先去做,第三象限的事情人们不会去做。第四象限的事情是没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第四象限。

策略

  • 马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
  • 计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
  • 授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
  • 减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。